La Importancia del Seguimiento de Proyectos
El seguimiento de un proyecto hace referencia a la realización de una serie de acciones con el objetivo de comprobar la correcta evolución de su ejecución. El seguimiento de un proyecto, por tanto, y una vez se ha planificado, comienza con la puesta en marcha del proyecto.
La etapa de seguimiento consiste en comprobar si se van ejecutando las distintas fases del proyecto, en tiempo y forma cada una de ellas. Para hacerlo se utilizan una serie de parámetros y variables que nos permiten averiguar si hay o no desviaciones respecto al plan inicial.
Esta etapa es esencial para establecer las medidas necesarias para resolver los problemas que se perciban en la ejecución. No podemos iniciar algo si no contamos previamente con una hoja de ruta, así como un procedimiento para comprobar que el proyecto se está ejecutando correctamente.
Por este motivo, hay que establecer un seguimiento claro, conciso y detallado, con todo lo necesario para poder tomar decisiones.
Cuales podrían ser las fases más importantes en el seguimiento de un proyecto?
- Medir: En primer lugar, hay que medir. La medida es necesaria cuando queremos controlar algo. Tenemos que saber hasta dónde podemos llegar o cuáles serán los límites para considerar el éxito o fracaso. Por tanto, hay que plantear parámetros y variables, así como los procedimientos utilizados para analizarlos.
- Reunión y análisis: A continuación, hay que reunirse y analizar las desviaciones. Las reuniones deben ser concisas, certeras y directas. Hay que hablar del asunto con los indicadores en la mano y con una copia para cada asistente. De la reunión tiene que deducirse claramente cuál es el problema, así como las causas y consecuencias de este.
- Búsqueda de soluciones: En el siguiente paso, hay que decidir qué camino se va a seguir para resolver esas desviaciones. Para esta fase lo mejor es que cada cual trabaje en su área y con su propio grupo o de forma individual. En una reunión posterior se plantearán dichas soluciones para elegir las más adecuadas.
- Volver a medir: Por último, hay que volver a medir. Una vez se llevan a cabo las correcciones hay que volver a usar el análisis para comprobar si han funcionado. Si hemos tenido éxito, el proyecto sigue adelante; en caso contrario, habrá que volver a empezar.
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ELEMENTO DE CONTROL |
QUE PUEDE FALLAR |
COMO LO SABRE |
QUE HARIA SI SUCEDE |
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CALIDAD |
EL TRABAJO DE LOS TRABAJADORES ESTA POR DEBAJO DE LO DESEADO |
AL INSPECCIONAR CADA PARTE DEL ANTEPROYECTO |
HACER QUE SE REPITA EL TRABAJO MAL HECHO |
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COSTO |
EL COSTO DE CUALQUIER UNIDAD PODRIA EXCEDERSE |
REVISANDO LOS CONTRATOS DE COMPRA vs PRESUPUESTO |
BUSCAR OTROS PROVEEDORES Y/O EVALUAR MATERIALES ALTERNATIVOS |
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PLAZOS |
LOS TIEMPOS PARA EJECUCION PODRIAN EXCEDER LO PREVISTO |
COMPROBANDO EL DESARROLLO DE LOS PLANES DE TRABAJO |
BUSCAR MANERAS PARA MEJORAR EFICIENCIA E INTENTAR GANAR TIEMPO EN ETAPAS POSTERIORES |
Félix M. Barrios-Díaz
felixmbarriosdiaz@consultarx.com
Octubre 2021